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县档案局关于印发《乡镇机关档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度》的通知

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发布时间:2014-06-18 00:00:00
竹档(2012)9号县档案局关于印发《乡镇机关档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度》的通知各乡镇人民政府:为了进一步规范乡镇机关档案管理,统一各乡镇档案的归档范围、分类方案和保管期限,提高归档质量。根据《中华人民共和国档案法》、《文件材料归档范围和文书档案期限规定》(国家档案局第8号令)等法律法规的要求,结合乡镇档案工作实际情况,本着科学、实用、简化的原则,特制定《乡镇机关档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度》,现将有关事项通知如下:一、编制目的为了适应社会主义新农村建设和乡镇机关档案立卷改革的需要,统一乡镇档案实体分类,实现档案管理分类、编号、排架、检索的规范化和标准化,使档案工作更好地为社会主义新农村建设服务。二、编制原则本“三合一”制度是以乡镇机关全部档案为对象,依据乡镇机关工作职能,结合档案内容成分及其形成特点,保持各门类档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。三、体系结构 本“三合一”制度由编制说明、分类方案、归档范围、保管期限表四部分组成。  (一)编制说明:它是本制度编制目的、原则、体系结构、类目设置、标识符号、档号模式等主要问题的说明,是使用本“三合一”制度的指南。  (二)分类方案:它是对本乡镇机关所有档案载体的类别划分及归档范围内的文件材料具体分类。  (三)归档范围:它是从本乡镇与国家长远利益出发,以职能活动、文件内容、现实及长远查考利用需要为基本要素,确定各方面的文件材料是否归档。总的原则是:凡是反映本乡镇工作职能活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。  (四)保管期限表:它是对归档范围内的文件材料,按其价值划定其保管期限,文书档案保管期限分为永久、30年、10年。其他档案保管期限永久、长期等。四、类别设置按照乡镇档案文书立卷改革和档案业务具体要求,乡镇机关档案分为文书档案、专业档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等七大类。(一)文书档案:采用年代——问题分类法进行分类,依次按照党委类、政府类、人大政协类、群团类等四大类进行分类组卷。 (二)科技档案:按科技档案记录和反映的内容及形成特点,分基建类、设备仪器类。(三)专业档案:按照某一细分专业或者单个项目进行分别设置,如普查档案、项目档案、行业和部门档案等。(四)会计档案:按会计档案形成特点、内容形式分为会计凭证类、会计帐薄类、财务报告类、其他类。(五)声像档案;按记录和反映档案工作活动的方式、载体形式特点分为照片类、录像类、录音类。(六)电子档案:凡乡镇在履行工作职能、处理事物和日常管理活动中形成的,数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网上传送的文件,统一归为电子档案,具体分为磁盘类、光盘类。(七)实物档案:按其实物载体形式、内容性质、形成特点,分为奖品、印章、字画、其他等种类。五、保管期限划分保管期限应把握如下原则:(一)凡是反映本乡镇主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的,对本乡镇、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料,列为永久保管。具体指本乡镇制定的法规政策性文件材料;本乡镇召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;本乡镇职能活动中形成的重要业务文件材料;本乡镇关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示;重要的报告、总结、综合统计报表等;本乡镇机构演变、人事任免等文件材料;本乡镇房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;上级机关制发的属于本乡镇的重要文件材料;同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本乡镇的复函、批复等文件材料。(二)凡是反映本乡镇一般工作活动,在一段时间内对本乡镇工作有查考利用价值的文件材料,列为定期(30年、10年)保管。本乡镇职能活动中形成的一般性文件材料;本乡镇召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;本乡镇人事管理工作形成的一般性文件材料;本乡镇关于一般性问题的请示与上级机关批复、批示;一般性工作报告、总结、统计报表等;列为30年保管。本乡镇一般性事务管理文件材料;上级机关制发的属于本乡镇的一般性文件材料;上级机关和同级机关制发的非本机关工作任务但要协助落实的文件材料;同级机关、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本乡镇的复函、批复等文件材料;下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料,列10年保管。六、类目标识按汉语拼音与阿拉伯数字混合编制各种档案类别与案卷目录号,采用汉语拼音大写字母编制档案门类代号,用汉语拼音小写字母编制档案类别号,档案类别号之后用阿位伯数字编制目录号,各档案目录内案卷号一般不超过三位数。  (一)、文书档案,代号为“W”,新方法整理文书档案没有目录号。  (二)、科技档案,代号为“K”。  (三)、会计档案,代号为“KJ”  (四)、声像档案,代号为“S”  (五)、电子档案,代号为“D”。  (六)、实物档案,代号为“SW”。七、文件装订 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。文件装订前要踢出生锈的金属物,字迹模糊的要复印(单面),永久、长期及过厚的文件统一使用扎线装订,短期保持原样。八、档号编制文书档案采用年度——问题(类别)、保管期限的模式编制档号,以件为单位编号、装订。同一年度、同一问题、同一保管期限的档案材料从“1”号开始编流水件号,永久、30年、10年应分别单独编号,不允许永久、30年、10年的归档文件混编一个流水号(具体情况见附表)。竹山县档案局2012年3月5日主题词: 乡镇档案 “三合一”制度 通知 竹山县档案局2012年3月5日印发共印20份
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